Dnevnik prenosa na arhiv. Arhiv dokumentov. Dela na opis dokumentov stalnega in dolgoročnega skladiščenja

Oddelki prenesejo dokumente v arhiv organizacije s pomočjo posebnega popisa. Pravzaprav je to dejanje sprejemanja in prenosa, vendar ima posebno obliko. V članku ugotovite, kje ga najdete, kako prilagoditi in odobriti.

Popis, sestavljen v skladu s pravili

Pravila za organizacijo skladiščenja, zaposlovanja, računovodstva in uporabe dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije in drugih arhivskih dokumentov v državnih organih, lokalnih oblasti in organizacijah (v nadaljnjem besedilu pravila za organizacijo skladiščenja, pridobivanja, računovodstva in uporabe dokumentov ) govorijo o prenosu dokumentov za skladiščenje v arhivskih organizacijah, kot sledi:

Z zgornjega fragmenta lahko narišete naslednje zaključke:

1. Obstaja oblika dostave, ki jo odobri pravila za organizacijo skladiščenja, pridobivanja, računovodstva in uporabe dokumentov, - Dodatek št. 23 (za dokumente na papirju / papirju) in Dodatku št. 24 (za elektronske zadeve).

2. Na podlagi stalnih in začasnih (več kot 10 let) so izbrane evidence sestavljene. Primeri na osebje so vključeni v popis začasnega (več kot 10 let) čas skladiščenja. Tretja OPHSSS je pripravljena na poslovanje z manjšim časom skladiščenja, vendar se prenaša tudi na arhiv. Enako velja za elektronske dokumente: ločena vprašanja so sestavljena na primerih z različnim časom skladiščenja.

Forma obrazec

Razmislite o primeru napolnjene oblike inventarja za prenos dokumentov (na papirju) (primer 1).

Natalia Kondakova, specialist pri izvajanju elektronskih sistemov za upravljanje dokumentov

Dokumenti, ki urejajo delo pri prenosu primerov v arhiv organizacije

Osebne zadeve odpuščenih delavcev so predmet prenosa v arhiv neobvezne organizacije (str. 23 Navodila o postopku za oblikovanje, vzdrževanje in shranjevanje osebnih zadev delavcev, ki jih je odobrila odločba Odbora za arhivov in carinskih postopkov v okviru Svet ministrov Republike Belorusije z dne 26. marca 2004 št. 2). To morajo biti povezani s trdo pokrovom iz kartona na 4 punkcijah ali prepletenih, ob upoštevanju možnosti prostega branju besedila vseh dokumentov, datumov, vizumov in resolucij na njih. Metal se pritrdi (žetone, posnetke, zatiči itd.) Iz zadeve je treba odstraniti.

Tudi v arhivu organizacije posredujeta dela trajnih, začasnih (več kot 10 let) skladiščenje in osebno sestavo (točka 204 Navodila za pisarniško delo v vladnih organih in organizacijah Republike Belorusije, ki jo je sprejela odločba. \\ T Ministrstvo za RB, od 19. januarja 2009 št. 4).

Algoritem ukrepov pri prenosu primerov osebja v arhivu organizacije

Korak 1. Naredite inventar.

Prenos primerov na arhiv organizacije se izvaja z opisanimi primeri, ki jih sestavijo strukturne enote ali zaposleni, ki so odgovorni za ustrezna področja dejavnosti, v skladu z metodološkimi smernicami arhiva organizacije.

Vzorec risba v opisih osebja, vključno z osebnimi zadevami odpuščenih delavcev, glej "Uporabno dokumentacijo" naslov na C. 27 revije.

Zadeve strukturnih oddelkov je treba pripraviti in urejati najpozneje do 31. decembra, po letu zaključka primerov pisarniškega dela, in se naročijo arhivu organizacije v naslednjem razrednem razrednem letu. To pomeni, da mora oddelek OBIA, ki vključuje primere, ki jih dopolnjuje pisarniško delo v letu 2009, mora pripraviti in odobriti vodja Organizacije najpozneje do 31. decembra 2011.

Popis zadev na osebje vključuje primere, katerega obdobje skladiščenja presega 10 let (naročila za zaposlovanje, osebne zadeve, osebne kartice itd.). Primeri z drugimi dokumenti o osebnih računih niso vključeni v OPEV (na primer naročila, da zagotovijo praznike, uvedba predelave, blaginja delavcev, urnikov počitnic, zaposlovanje kadrovskih vprašanj itd.).

Preiskave osebja so v vseh strukturnih enotah organizacije, v kateri se oblikujejo ustrezni primeri. Takšno poleg kadrovskih storitev je mogoče pripraviti v primerih zadev, ki vključujejo osebne račune, v njihovi odsotnosti - v izjavi o izdaji plač.

Na podlagi opisa strukturnih oddelkov se primer osebja prenese na arhiv organizacije.

Informacije, ki opisujejo vsak od primerov, vključenih v inventarja, je opisni člen, ki vsebuje:

Serijska številka;
- indeks primera;
- naslov (Tom, deli);
- datum zadeve (obseg, deli);
- število listov v primeru (obseg, deli);
- Rok uporabnosti (volumen, deli);
- Opomba.

Field grafi so natančno napolnjeni v skladu z informacijami, izdanimi za naslovnico zadeve.

Pravila o napaku

Pri pripravi inventarja je treba upoštevati naslednja pravila: \\ t

Vsako podjetje (obseg, del) je izdelan v inventarju pod samostojno zaporedno številko;
- Postopek za številčenje primerov v hitro - bruto. To pomeni, da se oštevilčenje, ki je vključeno v njej, nadaljuje iz leta v leto. Na primer, če je bil letni del konsolidiranega opisa osebja osebja za leto 2009 vključen primere št. 1 št. 30, se bo bruto oštevilčenje primerov v letnem delu konsolidiranega inventarja za leto 2010 začelo z ne . 31;
- naslovi so narejeni v popisu v skladu s sprejetim sistemom sheme sistematizacije, ki temelji na nomenklaturi primerov;
- inventarski grafi izpolnjujejo natančno v skladu z informacijami, ki so predložene v primeru primera;
- Ko prispevate k več primeri zapored z istimi naslovi, je glava prvega primera v celoti označena, naslovi naslednjih pa so navedeni z besedami "ista". Hkrati pa se drugi podatki o zadevah izvedejo v popisu (na vsakem novem listu, naslov zadeve je v celoti reprodukcij);
- Če so bili dokumenti oblikovani v več letih, potem se zadeva nanaša na leto, v katerem se je začela. Ob istem času, na koncu letnih oddelkov, konsolidirani opis vsakega naslednjega leta, v katerem se je primer nadaljeval v pisarniškem delu, da Opomba: "Dokumenti za leto 2010, glej tudi v Obia št. 3/2009 za leto 2009 , Primeri št. 5, 7, 15 ";
- primeri, ki so se začeli v eni organizaciji, in se dopolnjujejo v drugem (na primer, med reorganizacijo), prispevajo k konsolidiranemu inventarju pod letom, v katerem so vstopili v organizacijo, ki se je končala s svojim pisarniškim delom;
- Število inventarja "Opomba" se uporablja za oznake o prenosu primerov na arhiv organizacije, o primerih, sprejetih od drugih strukturnih enot v pisarniškim letom, o značilnostih fizičnega stanja zadev itd.

Vsi primeri, ki so vključeni v inventarja, morajo biti sistemizirani, tj. V določenem vrstnem redu, ki olajša njihovo iskanje. Za sistematizacijo prilagojenih primerov je treba v konsolidiranem inventarju uporabiti kronološko načelo. Predpostavlja zbiranje oddelkov konsolidiranega inventarja vsako leto.

Glave primerov v letnem oddelku so sistemizirane glede na nominalno načelo, tj. Glede na imena dokumentov ali primerov v naslednjem zaporedju:

Naročila za osebje;
- kartice o računovodstvu osebja;
- računi obraza delavcev in zaposlenih za plače (plačilni seznam);
- osebne zadeve odpuščenih delavcev;
- evidence o zaposlovanju brez nepozažnega zaposlovanja;
- dejanja preiskovanja nesreč in dokumentov za njih.

Osebne zadeve odpuščenih delavcev se dodelijo ločenim pododdelku letnega dela konsolidirane preiskave zadev. Sistematizirajo se na zalogi z abecednimi imeni; Familia, ime in patronimna točka v nominativnem primeru. Po po abecedi so imena sistematizirana v številkah tudi primerov z osebnimi karticami.

Več osebnih primerov odpuščenih delavcev je mogoče oblikovati v eni stvari. Hkrati se naslov zajema ta primer:

»Osebne zadeve so zavrnile delavce
S črko "D" s črko "F".

V večjih organizacijah, v katerih se primeri osebja oblikujejo v različnih strukturnih enotah, je treba uporabiti strukturno načelo pri pripravi letnih delov konsolidirane preiskave. V tem primeru se naslovi primerov osebja nahajajo v letnem razdelku v naslednjem zaporedju:

Osebje
1. Naročila osebja.
2. Osebne karte zavračajo delavce.
3. Osebne zadeve so zavrnile delavce.
4. Neuravnotežene evidence o zaposlovanju.

Računovodstvo
5. obračunavanje obračuna delavcev.

Letni oddelki se oblikujejo v kronološkem zaporedju, ki sestavljajo konsolidirani popis zadev na osebje. Namesto letnih odsekov je dovoljeno sestaviti konsolidirane izume že več let v organizacijah z majhno količino osebja. To se opravi tudi v organizacijah, v katerih ni bilo nobenih razlogov letne oddelke. V tem primeru konsolidirani popis primerov temelji na kronološkem (v strukturnih organizacijah) ali kronološko strukturnem načelu.

Dovoljeno je, da se pripravi neodvisni opis primerov za posamezne kategorije posameznih zadev, na primer osebne zadeve, osebne karte. V takem konsolidiranem inventarju so osebne zadeve in kartice postavljene na abecedo imen zavrnjenih delavcev.

Ob koncu vsakega letnega dela konsolidirane preiskave za osebno sestavo za zadnji opisni člen, je končni vnos (če je popis sestavljen že več let, je končni zapis sestavljen na koncu zadnjega leta opisni člen). V njem so številke in besede v oklepajih kažejo na dejansko število primerov, ki so vključeni v oddelek, prvi in \u200b\u200bzadnji poslovni številk, odražajo značilnosti oštevilčenja (prisotnost neodgovorjenih in literarnih številk itd.). Končni vnos podpiše prevajalnik odseka, ki označuje svoj položaj in datum sestave.

Zgodljivo in popolno računovodstvo osebnega računovodstva

Zadeve primerov so primarne računovodske dokumente za ustanovitev in skupno obračunavanje osebnih strank. Računovodstvo blaga se izvaja s pritrjevanjem vsake zadeve neodvisnega števila. Pokrov vsakega primera vključuje primer šifra, ki vključuje številko temelja, številko inventarja in številko primera na inventarju.

Skupno obračunavanje primerov je določeno v končnem evidentiranju po inventarju, ki je na koncu. Vsaka sprememba števila primerov v Obia, če se je njihova odstranjevanje ali potrdilo zgodilo, odražajo v zadnjem zapisu.

Po tem, da sestavljajo nov končni vstop v OTIA, ki se predpostavlja njegov podpis arhiv vnosa. Ko odhajajo iz UPS v stolpcu "Opomba" na ravni vsakega padla podjetja, naredijo oznako »upokojen« (ali »izgubljena«).

Akvizija strukturnih oddelkov ima zaporedne številke. Številka inventarja je sestavljena iz indeksa strukturne enote na poslovni nomenklaturi organizacije, za katere so primeri vključeni v popis.

Neodvisna oznaka številk zalog

Abecedno oznako "LS" se doda številnemu številu zadev Število osebnih ličil, in za popisno število začasnih (več kot 10 let) Skladiščenje - "B".

Indeks zadev za osebje kadrovske službe je sestavljen iz številke, ki je dodeljena osebju v skladu z nomenklaturo primerov, začetne črke imen kategorije dokumentov, vključenih v popis ("L / C" - Osebna sestava), kot tudi leto, v katerem so primeri vključeni v inventarja

Primer

2 L / S-2011, kjer 2 - število okvira kadrovske službe na nomenklaturi primerov, L / C - kategorija imenovanj kategorije, 2011 - leto, v katerem so bili uvedeni primeri.

Korak 2. Naredimo razpored prenosa na arhiv in ga usklajevati z vodje strukturnih enot.

Primeri se prenesejo na arhiv organizacije po odobrenem urniku. Oblikujejo grafično poljubno. To je vodja arhiva ali osebe, ki je odgovorna za arhiv, potem je usklajena z vodje strukturnih enot.

3. Prenašamo skladen urnik za podpis in odobritev vodje Organizacije.

Korak 4. Preverjamo pravilnost oblikovanja in oblikovanja primerov, ki jih je treba prenesti na arhiv organizacije.

Pri prejemanju prenosa na arhiv je treba preveriti pravilnost oblikovanja in registracije primerov (izvajanje osebnih primerov, ki jih je treba izvesti osebje Organizacije (strokovnjak za osebje)), skladnost s številom primerov, vključenih v popis strukturnega oddelka, število primerov, določenih v skladu z nomenklaturnimi zadevami Organizacije. Slabosti, ugotovljene med preskušanjem, netočnosti odpravljajo strukturne enote.

Uredniki:
Preberite več o oblikovanju in registraciji primerov v reviji "Jaz sem strokovnjak za osebje", 2011, št. 22, str. 12.

5. Izdelujemo prenos primerov v arhiv

Prenos na arhiv dela stalnega in začasnega (več kot 10 let), izvajamo obdobje skladiščenja vzporedno s prenosom zadev osebja. Spomnimo se, da se primeri začasnega (do 10 let) skladiščenje v arhivu organizacije ne prenesejo in po času časa shranjevanja, za katerega so predmet uničenja.

Prenos začasnih (do 10 let) Skladiščenje na arhiv organizacije v izjemnih primerih je dovoljeno z odločbo vodje Organizacije. Ta odločba je treba izdati po ukazu vodje Organizacije, ki bo naročilo za glavno dejavnost. Prenos takih primerov na arhiv se izvaja v sodelovanju z arhivom organizacije na nomenklaturi primerov. Upoštevajte, da ti dokumenti niso predmet prenosa arhivu, t.j. Če je taka odločitev sprejeta in se bo arhiv strinjal, se bodo primeri prenesli v skladu z nomenklaturo.

Primeri prenesejo na arhiv organizacije v prisotnosti zaposlenega strukturne enote, iz katere se prenašajo. Inventar je v dveh izvodih, v katerih v štetju "Opomba" na ravni vsake glave zadeve postavijo znamke o razpoložljivosti zadeve. Na koncu vsakega primera, specifikacije vzorca in z besedami označujejo:

Število dejansko sprejetih v arhivu;
- datum sprejema in prenos primerov;
- imena delovnih mest, podpisov in dešifriranje podpisov primera in zaposlenega arhiva (oseba, odgovorna za arhiv), ki je sprejela primer.

Primeri, ki so bili posredovani Arhivu letno sestavljajo letne dele konsolidiranih opisov primerov. Osebni dokumenti vključujejo v ustreznem letnem delu konsolidiranega inventarja osebja. Na podlagi te preiskave v arhivih organizacije je iskanje dokumentov, potrebnih za izdajo potrdil o delovnih izkušnjah in plačah.

V prvem četrtletju koledarskega leta, ki je odgovoren za pisarniško delo v strukturnih enotah, se pisarniško delo in arhiv organizacije v tesnem sodelovanju izvaja z načrtovanim delom pri pripravi dokumentov, opravljenih in opravljenih v pisarniškem delu. Prenos na arhiv je treba izvesti . Na enem inventarju se lahko prenese več let (glej primer 10).

Primer 1.

Spanje.

Razpored prenosa primerov v arhiv za leto 2017, ki predstavlja arhiv in odobri prvi vodja organizacije, se lahko primeri vključijo v obdobje 2013-2015. Primeri, oblikovani v letu 2016, ostajajo na sedanjem skladiščenju na področju odgovornosti strukturnih enot.

Za časovni razpored prenosa iz enot do arhiva organizacije glej Primer 10 članka "Zaključek sajega leta"

Razdelki načrtujejo ustrezne vrste dela, saj priprava primerov za prenos v arhiv zagotavlja dokaj zamudno arhivsko-tehnično obdelavo. Včasih organizacije uporabljajo storitve zunanjih izvajalcev in za arhivsko-tehnično obdelavo dokumentov ter pripravo potrebnih opisov in dejanj.

Tako, odgovoren za pisarniško delo v strukturnih oddelkih bi moral biti:

• dokumenti za inventar in zadeve njihovega divizije (po letnih oddelkih) in
• deluje na dodeljevanje uničenja dokumentov in primerov, ki niso predmet skladiščenja.

"Najboljša praksa" je opis podpisa in deluje vodja strukturne enoteKer je odgovoren za dokumentarne in arhivske sklade skladov. To je ta pristop, ki je zdaj urejen v obliki popisa strukturnega oddelka, ustanovljen z Dodatkom št. 23 Pravilnika arhivov organizacij.

V skladu z obdobji sistematizacije in skladiščenja, ki jih določi nomenklatura primerov, je treba zadeve strukturne enote razdeliti na naslednje skupine: \\ t

Tabela 1.

Spanje.

V skladu z oddelkom v te skupine je izdelana arhiv-tehnična obdelava primerov in se oblikujejo ustrezne postopke preiskave (glej primer 9). Primeri uničenja so vključeni v akt. Ampak, ker se primeri začasnega časa za shranjevanje (vključno z 10 leti) ne smejo prenesti na arhiv, za svoje računovodstvo, OPIS ni mogoče pripraviti, v tem primeru se kot račun uporabi nomenklatura storitev enot dokument.

Glej članek "Pripravljamo dokumente za prenos na arhiv organizacije", kjer je bil o upravljalnih dokumentih. Naučili se boste, kako pripraviti primer za dolgotrajno shranjevanje: Naredite pokrov, vzemite odvečne, oštevilčene liste, ustvarite nujne plošče in notranji popis vsebine primera, ki je fizično zdruvil svoje liste (kakšne so možnosti in kaj so odvisni od); Kako deliti dolžnosti med zaposlenimi v oddelku za prenos in arhiv

V zvezi z zahtevami, zagotoviti zaščito osebnih podatkov s preprostimi organizacijskimi metodami v sodobnih kadrovskih storitvah, se je pojavila praksa opis osebnih primerov (tudi z letnimi oddelki) ločeno od opisa primerov osebja.

Na podlagi opisa in aktov, pripravljenih iz strukturnih oddelkov, je pisarniško delo:

• letni oddelki ustreznih konsolidiranih opisov (primer 12) in
• konsolidirani akt o dodelitvi za uničenje dokumentov, ki niso predmet skladiščenja (tudi na letnih oddelkih).

Za udobje in hitrost priprave konsolidiranih opisov in aktov v organizaciji je mogoče ugotoviti, da strukturne enote predstavljajo:

• ne le njihove podpisane vzorce v papirni obliki kot izvirniki,
• toda ustrezne elektronske kopije (datoteke v zahtevani obliki).

V skladu z zahtevami pravil se lahko strukturni oddelki pripravijo na prenos na arhiv, da bi opisali elektronski dokumentiv procesu aktivnosti v statusu elektronskih izvirnikov in elektronske kopije dokumentov, na podlagi katerih se bo v arhivu postopoma oblikoval fundacija za uporabo (sestoji iz elektronskih kopij papirja in elektronskih dokumentov). Pravila so določena formulacije:

• elektronski primeri, dokumenti stalnega skladiščenja (Dodatek št. 17) in
• elektronska dejanja, začasni dokumenti (več kot 10 let) Čas skladiščenja (Dodatek št. 18).

Če je organizacija izvajala celovit elektronski sistem za upravljanje dokumentov, potem je treba oblikovanje del kot poročil, ki nastanejo iz sistema, konfigurirati samodejno. Upoštevati je treba tudi, da se enota IT v postopku podpore SED lahko izvede v načrtovanem postopku. centralizirana Oblikovanje konsolidiranih elektronskih dejanj iz EDS in hkratno oblikovanje ustreznih podatkovnih baz, pogledov ali posod / nizov arhivskih elektronskih dokumentov, njihovo varnostno kopiranje / kopiranje na prevajanje v status skladiščenja arhiva.

Metodična priporočila za uporabo pravil, ki jih je razvila Vniidad v letu 2016, niso bili odobreni, zato priporočamo organizacije, da neodvisno razvijejo predpise za delo z elektronskimi dokumenti, vključno z njihovim trenutnim operativnim in arhivskim skladiščenjem. In če je vaša organizacija vir zaposlovanja državnega ali občinskega arhiva, vam svetujemo, da se prijavite za metodična priporočila, ker Arhivske institucije so že nabrale zadostne izkušnje s prejemanjem elektronskih dokumentov iz njihovih virov pridobitve, oblikovanje sredstev za uporabo in zbiranje računovodskih in znanosti in referenčnih naprav.

Storitveni urad in arhiv (odgovoren za arhivsko skladišče) Organizirajte obravnavo in usklajevanje konsolidiranih opisov in dejanj na sestanku strokovne komisije (EK) Organizacije. Opraviti je treba v skladu z načrtom svojega dela in se prepričajte, da se prijavite. Datum in število protokola ES je sestavljeno v žalosti usklajevanja vsakega konsolidiranega inventarja in zakona (glej oznako s številko 2, v primeru 12).

Takšen je splošni algoritem za načrtovanje dela na pripravi opisa primerov v organizaciji.

Članek "Znastvena in tehnična dokumentacija (NTD) za prenos v arhiv organizacije" pojasnjuje: \\ t
Kakšne oblike prejemanja in sesanja za prenos NTD na arhiv v kakšnih primerih je bolje uporabiti;
Kako se prekrivajo primeri razlikujejo od različnih vrst NTD;
Kako narediti primer, oštevilčenih listov, naredite list, ki je iztekel in notranji inventar;
Kako se ukvarjati z oblikami risb, ki so prepognjena, ki je obalana; Kako postaviti zbrane "dragulje" v arhiv, tako da je primerno iskati in zamenjati NTD;
Kaj izdajate uporabnike

Vrste in vrste, ki opisujejo

Dokumenti zalog, zadeve so bistveni element v sistemu znanstvenega in referenčnega aparata Arhivskega sklada Organizacije. Opredelitve ustreznih izrazov so zapisane s trenutno aktivnimi GOST R 7.0.8-2013 "Sistem standardov v skladu z informacijami, knjižnicami in založništvom. Odkrili in arhivsko poslovanje. Pogoji in opredelitve ":

• popis strukturnih enot - računovodski dokument, vključno z informacijami o primerih, ki se oblikujejo v delitvi, in se prenese na arhiviranje;
• zaloge primeri dokumentov - referenčni in računovodski dokument, ki vsebuje sistematičen seznam skladiščnih enot / enot arhiva, ki je namenjen razkritju njihove vsebine in računovodstva.

Obstajajo: vrste Opis.ki so sestavljene v organizacijah:

• zadeva strukturnih enotuporabljajo kot računovodstvo in dostavo;
• poišči dokumente, organizacija za zadeve. Konsolidirane zaloge, ki so sestavljene na podlagi opisov strukturnih enot za leti (letni oddelki) in so glavni računovodski imeniki;
• najdbe arhivskih zbirkki upoštevajo posamezne arhivske dokumente, povezane z vsemi značilnostmi ali eno funkcijo (avtorske pravice, tematske, vrste, objekt itd.);
• najdbe o uporabi fundacijeOčarevanje njegove sistematizacije, ki se lahko razlikuje od sistematizacije arhivske temelje kot celote (na primer imena informacijskih sistemov, njihove baze podatkov in stališč, v katerih so elektronske kopije dokumentov shranjene kot particije.

Pogledi Opis.ki so del zahtevani računovodski dokumenti Organizacije, Imajo obvezne oblike, ki jih odobrijo pravila, so navedeni v zadnjem stolpcu tabele 2.

Registracija opisa elektronskih dokumentov postane obvezna, pod pogojem, da so elektronski dokumenti sestavljeni v statusu izvirnikov Organizacija se je preselila v pravi elektronski tok dokumentov na vseh ali nekaterih področjih dejavnosti (na primer v postopku prenosa davčnega poročanja).

Poslovanje (enota za shranjevanje in merjenje) V papirni obliki je lahko:

• niz dokumentov, ki so se pojavili na eni izdaji ali na enem področju dejavnosti ali
• en dokument, praviloma, volumetrični in večkratni (na primer letni načrti in poročila, dnevniki registracije).

Podobno. electronics. Morda je sestavljen iz enega elektronskega dokumenta in njega metapodatkov ali predstavljajo niz elektronskih dokumentov in metapodatkov zanje.

Primeri, v katerih so dokumenti oblikovani v papirni obliki, imajo omejitve debeline (do 4 cm) in z volumsko-do 250 listov, ob upoštevanju:

• neodvisno oštevilčene liste primera,
• neodvisno oštevilčene sezname notranjega notranjega inventarja,
• listov.

Zato se lahko zadeva razdeli na dele / prostornine, ki se vnesejo v popis pod samostojnimi zaporednimi številkami, kar poveča njen obseg kot dokument (glej sliko 1 v primeru 10).

Elektronska afera ni ugotoviti omejitve obsega v MB, najbolj zajetni del elektronskih zadev, dokumenti bodo aplikacija zanj - register dokumentov (elektronski zabojniki dokumentov), \u200b\u200bki je sestavljen za vsako elektronsko stvar (Dodatek št. 24 k pravilom, glej primer 13) in v katerih je predvidena seznam imen vseh dokumentov (navedba datuma, registracijska številka in volumen v MB), \\ t v vsaki elektronski datoteki, ki je vključena v inventar.

Opredelitve izrazov "OPEV" in v skladu s pravili oblikovanja primerov je očitno, da zaloge naredijo naslednje najpomembnejše funkcije:

• so računovodstvo Dokumenti, od vsakega posameznega dela in vsakega dela / v vsakem opisu, je dodeljena lastna zaporedna številka, poleg tega pa se uvede primer primera, ki mu je bil dodeljen v pisarniškem delu na nomenklaturi primerov;
• zastopnik klasifikacijski imenikovs pomočjo katere je fiksna sistematizacija arhivskega sklada organizacije najprej kronološko strukturno; In pri prevajanju opisovanje elektronskih dokumentov, primerov Sistematizacija arhiva sklada se lahko izvede, ob upoštevanju imena informacijskega sistema;
• odražajo in varne metodična enotnost pisarniško delo in arhivski primer, ker Z njihovo zbiranjem se upošteva ista sistematizacija primerov in praktično se sestavi enak čas shranjevanja, ki je bil dodeljen nomenklaturi primerov;
• so najpomembnejši imeniki, s katerimi je organizirana uporaba arhivskih dokumentov in njihovo išči v Archiv. Letos, število primera (arhivsko šifra, ki je pritrjena po prejemu primera v arhivu) in glavo ohišja, tj. Opravite funkcija informacijske in iskanja;
• v opisani so rezultati pregleda vrednosti dokumentov v pisarniškem delu in na podlagi opisa preučitev vrednosti dokumentov v arhivu.

Tako je inventar glavni računovodski in referenčni dokument in v pisarniškem delu ter arhiv organizacije ter v državnem ali občinskem arhivu, če je organizacija vir njegove pridobitve.

Napaka strukturnih enot in konsolidirane zaloge

Pred izdelavo primera v popis ustrezne oblike ali Zakona o dodelitvi, da se uniči, je odgovoren za pisarniško delo in izvajalce v strukturnih oddelkih, ki se obravnava v pisarniškem delu. In primere trajnega in začasnega (več kot 10 let) je treba ogledati roke za shranjevanje polside.. Urejajo se naslovi na naslovnice primerov in v delovnem primeru nomenklature primerov, je preverjena pravilnost določanja rokov skladiščenja, skladnost s pravili oblikovanja primerov itd. Za primere s posploševanjem naslovov ("dokumenti o ...", "Dostava Pogodbe in dokumenti za njihovo izvrševanje", itd.), Za osebne zadeve in dejanja (sodni primeri, primeri državnih pogodb in državna naročila itd.) Istočasno z notranjim opisom papirnih dokumentov na ločenem listu papirja, so projekti sestavljeni oznake naslovovki se po potrebi sestavijo na glavo zadeve v ustreznem inventarju, da bi povečali svojo informativnost: \\ t

Primer 2.

Opoznavanje naslova osebnega primera v popisu osebja, ki ga pripravi osebje (na F.I.O., se lahko dodajo pomembne informacije za poklicno biografijo in natančno povezavo s številom lista dokumenta): \\ t

Spanje.

Primer 3.

Spanje.

Primer 4.

Spanje.

Primer 5.

Spanje.

Oznaka v primeru, da je glava, se običajno sestavi z rdečo vrstico, en interval je pod naslovom sami in vsebuje navedbo številk listov dokumentov v primeru, da je lahko še posebej v povpraševanju, da se olajša njihovo iskanje. Glej tudi znamko "1" v primerih 11 in 12.

Če nomenklatura primerov je vključevala neenake datume za shranjevanje dokumentov ali rokov, ki potrebujejo dejansko pojasnilo, so navedeni na naslovnici oblikovanih zadev in opisov:

Primer 6.

Spanje.

Primer 7.

Spanje.

Zadeva strukturnih enot Zbrani v vrstnem redu in za obrazce, ki jih določajo pravila (str. 4.31 in 4.32, Dodatek št. 23-24). Pravila jih predstavijo neposredno na arhiv organizacije, vendar ker je arhiv najpogosteje eden od razdelitve razdelitve, nato pa v navodilih za pisarno ali drugo ureja dokument organizacije, je mogoče prenesti naslednje v Storitev pisarniškega dela, ki bi morala izdajati na vsakem Oiisu usklajevanje žalosti (Slika 3 V primeru 9) in po potrebi lahko zahtevajo seznam običajnih kosov in označb, potrebnih pripomb za naslove ali vrne vprašanja za izboljšanje.

Zbrane so zadeve oddelkov v dveh obveznih kopijah. Dogovorjene kopije opisujejo po odobritvi EK konsolidiranega letnega oddelka ustreznega popisa Organizacije, se vrnejo na zadeve strukturne enote in jih hranimo 3 leta v skladu s čl. 248 Ptud. Effictions so običajno opisani v dokumentaciji, elektronske kopije teh opisov so predstavljene v dokumentaciji. Vzorec elektronskih dokumentov, zadeve v praksi so sestavljeni v dveh izvodih na vsakem sklopu elektronskih dokumentov (v statusu glavnih in delovnih primerov).

Fragment dokumenta

Spanje.

Seznam tipičnih arhivskih dokumentov za upravljanje, ki se oblikujejo v procesu dejavnosti državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, s tem, ki navaja čas skladiščenja (odobren s sklepom Ministrstva za kulturo 25. avgusta 2010 št. 558)

OPS se zbirajo posebej za primere in dokumente, ki imajo drugačen čas skladiščenja in različne oblike predložitve (klavzula 4.31 in 5.5 pravil). V strukturni delitvi se lahko izdajo naslednje vrste: \\ t

• popis stalnega skladiščenja in njegova kopija v elektronski obliki, dogovorjena s službo / arhivom Office;
• elektronski dokumenti za inventar, stalno pomnilnik v obliki in obliki predstavništev, ki so vnaprej dogovorjeni v postopku izvajanja informacijskega sistema, v katerem so dokumenti enote ustvarjeni v statusu elektronskega izvirnika, običajno v podatkovnih bazah;
• popis zadevČe se enote enote odražajo v času njihovega ustvarjanja in skladiščenja;
• popis elektronskih dokumentov, primerov osebja (Lahko se oblikuje v obliki številke uporabe 18);
• shranjevanje začasnih zadev (več kot 10 let);
• popis elektronskih dokumentov, začasnih primerov (več kot 10 let) Čas skladiščenja (Dodatek št. 18 pravil);
• uporaba sklada za inventar (Vključuje glave primerov, ki vsebujejo elektronske kopije papirja ali elektronskih dokumentov v formatih in idejah, dogovorjenih s službo Urada / Arhiv, ki organizirajo uporabo dokumentov Arhivskega sklada Organizacije). Pravila omenjenega sklada za uporabo, vendar postopek za obračunavanje dokumentov v njegovi sestavi ni razkrit.

Tabela 2.

Kateri odobreni obrazci se uporabljajo za zbiranje odločitev strukturnih enot, kot tudi letni oddelki konsolidiranih opisov organizacije

Spanje.

Zadeve strukturnega oddelka so sestavljene v tabelarni obliki v skladu z zahtevamiUstanovljen s klavzulo 4.32 Pravilnika (glej primere 9-11):

• vsak posel in vsak neodvisno nastala v OPIS pod njegovo zaporedno številko (Glejte "1" v primeru 10). Sistem oštevilčenja v opisih strukturnih enot je določen z regulativnim dokumentom, ki razvija pisarniško delo / arhiv. Oštevilčenje je lahko znanovano v:
  • samo eno koledarsko leto ali
  • v celotnem obdobju obstoja te strukturne enote kot vir zaposlovanja arhiva organizacije;
• glave zadev se nahajajo v tem sekvencev kateri jih določa nomenklatura primerov, zato je bolj pravilno izvedla sistematizacija primerov v nomenklaturi primerov, lažje jih je sistematizirati v ustreznih prijateljih;
• vnesejo se zadeve zalog in druge glave inteligenca O njih (indeks primera, skrajni datumi dokumentov / obsega dokumentov, rok uporabnosti) v besedilu, ki so navedeni na naslovnici primera, pripravljenega za arhivsko shranjevanje po preverjanju kakovosti njegove tvorbe in oblikovanja.

Vsak popis strukturne enote je zaključen z izvedbo končnega vstopa, podoben informacijam, ki se izvedejo v listom, ki ga je navedla, jo podpiše glava strukturne enote in datumi nazaj (glej sliko 2 v primeru 9 ).

Obrazec, odobren s pravili, predvideva oštevilčenje za opis strukturnega divizije (Glej sliko 1 v primeru 9). Indeksi registracije so dobrodošli, priporočamo, da se uganja (glej primer 8):

• v svojem dokumentu v celotnem obdobju obstoja enote;
• ob upoštevanju indeksa, ki je zapisana v nomenklaturi strukturnih enot za zadeve z dokumenti o organizaciji pisarniškega dela in arhiva (običajno - zadnja ali predzadnja snov).

Primer 8.

Spanje.

Recimo, da je v računovodstvu ta primer št. 05-48 in naslov "Dokumenti o organizaciji pisarniškega dela in arhivskega skladiščenja dokumentov (kopije naročil za imenovanje odgovorne, preiskave, aktov o dodelitvi dokumentov in uničenje itd.) ". Ta zadeva je bila izvedena od leta 2014, vsako leto računovodskih transferjev 3 vrste, ki opisujejo: \\ t

• stalno pomnilnik
• po mnenju osebja in
• elektronski dokumenti, neprekinjeno skladiščenje.

V letu 2017 je lahko 3 vrste opisov, ki jih pripravi računovodstvo, indekse 05-48 / 10, 05-48 / 11 in 05-48 / 12, tj. V celotnem obdobju bodo registrirani v bruto reda, ko bo računovodstvo prešlo v arhiviranje dokumentov njegovega divizije.

In v pisarniškem delu / arhivske službe, prejete iz strukturnih oddelkov zadev, je treba registrirati preprosto v bruto reda v koledarskem letu v posebej uveljavljeni reviji ali knjigi računovodstva za opise strukturnih enot.

Nudimo primere registracije odločb stalnega skladiščenja strukturnih enot (glej primere 9-11). Zbrani so v obliki iz številke aplikacije 23. Oblike opisovanja drugih vrst dokumentov začasno (več kot 10 let) Čas skladiščenja in osebje Zagotovite več dodatka na mizo "Rok uporabnosti" v tabelo.

Na podlagi podatkov, ki opisujejo primere stalno pomnilnik (in njihove elektronske kopije v dogovorjenih formatih), pridobljenih iz strukturnih enot, pisarniškega dela / arhiva oblike letni del konsolidirane preiskave stalno pomnilnikOblikovana v dejavnostih organizacije (glej "!" Oznake v primerih 9-12). V tabeli 2 smo pokazali podatke, iz katerih so enote, ki so opisane, v katerih se prenesejo letni oddelki konsolidirane organizacije Organizacije, kot tudi na katere odobrene oblike, ki jih je treba pripraviti (v aplikacijah za pravila oblike opisujejo največje Komponiranje podrobnosti, od katerih se nekatere ne smejo uporabljati:

• Če niste vir nakupa, potem konsolidirani prijatelji ne bo odobril Protokol EPC arhiva institucije;
• Če v strukturni enoti ni njenega ES, potem ne bo odobriti od njega.

Posebna pozornost zahteva oštevilčenje letnih odsekov konsolidiranih opisov in redno oštevilčenje glave primerov v opisu.

Če letni del konsolidirane preiskave stalnega skladiščenja za leto 2013 ima 15 zapisov in je prvič sestavljen (kot v primeru 12), potem je njena številka (št. 01) fiksna v listu sklada (Dodatek št 13 pravil, glej sliko 3 v primerih 12 in 14), in pri oblikovanju letnega dela naklonjenosti stalnega skladiščenja v naslednjem letu 2014 Bruto oštevilčenje naslovov v njej se mora nadaljevati in se bo začelo s številko 16. Bruto oštevilčenje letnih odsekov se bo nadaljevalo, dokler ne doseže zaporedne številke 9 999.

Pojavljene zadeve za inventar za osebje za leto 2013 Lahko se vnese na seznam temeljev na številko št. 02 in glave zadev v njem v istem bruto naročilu bodo oštevilčene, dokler ni doseženo število 9999. Upošteva se tudi v skladnem listu konsolidirani popis začasnega (več kot 10 let) Čas skladiščenja in ustrezno elektronski dokumenti, primeri. Letni oddelki konsolidiranega opisa so shranjeni v arhivu v mapah, ne utripajo in ne prepleteni.

V registru, ki opisuje Samo "zaprti" zaloge, v katerih je bilo zabeleženih 9.999 naslovov zadev. Potem so listi opisani oštevilčeni, naslovna stran je sestavljena, kazalo vsebine (vzdrževanje), predgovor, seznam okrajšav, končnih vnosov, plovila plovila in referenčne naprave (abecedno, predmeta, nominalno itd . Kazalci itd.) (Str. 5.5 Pravila). Dokončani letni oddelki konsolidiranih odločb se prepletajo in postanejo glavni direktor arhiva.

Pri oblikovanju opisovanje elektronskih dokumentov, dela stalnih in začasnih (več kot 10 let) Čas skladiščenja Treba je opozoriti na kompleksnost uporabe aplikacij - registri dokumentov (elektronski zabojniki za dokumente) Elektronski primerTo je treba napolniti z vsakim elektronskim nazajem.

Obrazec za registracijo iz Priloge k Dodatku št. 18 Pravilnika (primer 13) se lahko enostavno uporablja, če raztovarjanje registra iz EDD. Če prenos pripravlja elektronske dokumente na fizično ločenih materialnih nosilcih, mora biti register obrazec dodatno vključen ime datoteke dokumenta (Glejte "!" V primeru 13), ne samo njegovo ime, saj bo iskanje elektronskih dokumentov izvedeno v tem primeru, najprej z imeni datotek.

Trenutno se "najboljša praksa" organizacije v nomenklaturi organizacije postopoma oblikujejo v pisarniškem delu in porazdelitve IT. poenoteni sistem poimenovanja datotek elektronskih dokumentov za brezplačno 1 številko dnevnika

Strukturne enote prenosa institucije V oddelčnem arhivu primeru trajnih, dolgoročnih (več kot 10 let) skladiščenje in osebna sestava, okrašena v skladu z glavnimi pravili dela arhivov organizacij, ki jih je odobrila odločba kolegija Rosarhiva 06.02.02 ,

Začasno poslovanje (do 10 let) Prenos skladiščenja na oddelek za oddelke ni podvržen in ga je treba hraniti centralno v pisarni, sekretariatu ali drugemu službenemu uradu institucije ali v strukturnih oddelkih.

V izjemnih primerih, z odločbo vodje Organizacije, se lahko prenesejo na oddelek za oddelke, da opisujejo ali nomenklaturo primerov, ki opredeljuje arhiv oddelka.

Izdelana primerih Samo za dostavo nameščene oblike.

Inventar je seznam primerov s samoposločnim (rednim) oštevilčenjem.

V vsaki strukturni delitvi Organizacije je treba OPISI pripraviti letno v skladu z metodičnim usmerjanjem arhivskih delavcev.

Akvizijo strukturnih oddelkov zbirajo z enotno obliko v treh izvodih in se predložijo arhivu organizacije na leto po zaključku primerov v pisarniškem delu.

Opisni člen sestave strukturne enote vključuje naslednje elemente: zaporedna številka primera (volumen, deli) po inventarju; Indeks primera (volumen, deli); Naslov poslovanja (obseg, deli), v celoti ustreza njegovi naslovi na naslovnici primera; Datumi poslovanja (obseg, deli); število listov v primeru (obseg, deli); Rok uporabnosti.

Pri pripravi sestave strukturne enote je treba upoštevati naslednje zahteve: \\ t

· Naslovi se vnesejo v popis v skladu s sprejetim sistemom sheme sistematizacije, ki temelji na nomenklaturi primerov;

· Vsako podjetje je narejeno v inventarju pod samostojno zaporedno številko (če je sestavljen iz več volumnov ali delov, nato vsaka volumen ali del se vnese v inventar pod neodvisno število);

· Postopek za oštevilčenje primerov v Whemer - bruto že več let; Postopek za dodeljevanje številk strukturnih oddelkov se vzpostavi v dogovoru z arhivom;

· Stolpci inventarja so natančno napolnjeni v skladu z informacijami, ki se predložijo na naslovnico zadeve;

· Ko prispevate k popisu, so objekti z istimi naslovnimi naslovi napisani v celoti, vsi drugi homogeni primeri pa so navedeni z besedami "isto", medtem ko se druge informacije o zadevah vnesejo v inventar (na vsakem novem listu, naslov je v celoti reproduciran);

· Število Opius "Opombe" se uporablja za oznake na primernih primerih, značilnosti njihovega fizičnega stanja, o prenosu primerov na druge strukturne enote glede na potreben zakon, o prisotnosti kopij itd.

Ob koncu inventarja, po zadnjem deskriptivnem členu, je končni vnos izpolnjen, na katerem se določi število primerov, prvi in \u200b\u200bzadnji poslovni številki, in se pogajajo tudi o značilnosti številčenja primerov v OTICI (prisotnost literarnega in neodgovorjene številke).

Popis strukturnih oddelkov je podpisan z prevajalnikom, ki označuje njegov položaj in ga odobri vodja strukturne enote.

Na zahtevo arhiva Organizacije do inventarja je mogoče pripraviti kazalo vsebine, seznam kontrakcij, kazalcev.

Skupaj s zadevami arhiva, registracije in nadzornih kartic pritrjene službe institucije (Urad, sekretariat, Splošni oddelek, itd) se prenesejo. Naslov vsake datoteke je vključen v inventar.

Prenos primerov na arhiv oddelka praviloma, na urnikuZbral je vodja oddelčne arhiva (ali oseba, odgovorna za arhiv), ki je bila predhodno dogovorjena z vodje strukturnih enot, ki posredujejo dokumente. Razpored odobri vodja organizacije.

Med pripravo Poslovanje prenos v shranjevanje Vodja arhiva organizacije (odgovoren za arhiv) preveri popolnost sestave dokumentov, vključenih v popis, ki je vključen in kakovost njihove obdelave.

Razpoložljivostoptivi z optičasti iz nomenkulture dodatka. Če je odsotnost vseh primerov, volumv ali delov primera, je vodja arhiva (odgovoren za arhiv) upravičen zahtevati, da zaposleni v ustrezni strukturni delitvi organizacije iskanja manjkajočih primerov ali razlaga razlogov za nastanek.

Če izguba dokumentovto se je zgodilo zaradi požara, poplavljanja ali katere koli druge nesreče, je treba pripraviti dejanje incidenta v prisotnosti predstavnikov ustreznih storitev (protipožarna zaščita, Vodokanal itd.).

Kolikor je to mogoče, morajo biti informacije o izkušnjah delovne sile ali plače delavcev v izgubljenih dokumentih izpolnjene z drugimi dokumenti, ki imajo začasno rok uporabnosti.

Na primer, informacije o plač, ki jih vsebujejo osebne račune za plačo, v primeru njihove izgube, lahko izpolnite plačila za izdajo plače ali drugih primarnih računovodskih dokumentov, ki so osnova za plačo, ki je 5-letnik Stari rok uporabnosti..

V primeru izgube izvirnih naročil se lahko naročila za osebno sestavo nadomesti s certificiranimi kopijami.

V primeru nepomembnega izgube zadevprimerno sklic, V katerih so navedene vrste (vrst) izgubljenih dokumentov, njihovo število, obdobje, za katerega so zbrali, vzroki za njihovo izgubo.

Potrdilo podpiše vodja strukturne enote (osebje, računovodstvo) in se predloži vodji arhiva (odgovoren za arhiv), ki poroča vodja organizacije o tem, da.

Med pripravo primerov za prenos na skladiščenje v arhivu organizacijske vodje arhiva (odgovoren za arhiv) preveri pravilnost oblikovanja primerovv skladu z odobreno nomenklaturo primerov.

V tem primeru se preveri skladnost s kronološkim vrstnim redom lokacije dokumentov V primerih.

Na primer, naročila, vodstvenih naročil je treba oblikovati v enem koledarskem letu, v vrstnem redu gredi svojega števila in v kronološkem zaporedju (primer z naročili bi se morala začeti z naročilom za št. 1 in ustrezno, od januarja).

V postopku priprave primerov za preverjanje prenosa prisotnost vseh aplikacij na naročila, naročila.Vloge za dokumente, ne glede na datum njihove sestave, so združene upravnim dokumentom, ki so bili odobreni ali sklenjeni ukrepi.

Vodja arhiva (odgovoren za arhivske) preglede razpoložljivost in skladnost vseh podrobnosti dokumenta, prenesti na arhiv.

Posebna pozornost je namenjena upravnim dokumentom. Preverite razpoložljivost datumov, naročil, skladnosti z knjigo registracije naročil, naročil, kot tudi prisotnost podpisa glave, in v potrebnih primerih - prisotnost vizumov.

Če je kopija dokumenta omogočena v primeru, mora biti potrjena.

Če je primerno skladnost s kopijo dokumenta, se dodamo scenarij pod "podpis", ki se doda:

Napis za preverjanje "TRUE";

Položaj osebe, ki je zagotovila kopijo;

Osebni podpis;

Prepis podpisa (začetnice, priimek);

Datum zagotovila.

Na primer:

Dovoljeno je kopijo dokumenta, da se zagotovi pečat, določena z diskrecijsko pravico organizacije.

Osebne zadeve ali obleke osebnih zadev odpuščenih delavcev se preverja prisotnost notranjosti Opis in kakovost njene kompilacije.

Poleg tega se med pripravo dokumentov pregledajo oblikovanje osebnih računov za plače: razvrščeni so v primere abeceda priimkov *.

V primeru oblikovanja osebnih računov, izračunani listi na podlagi plač na tabletke številke (kode) zaposlenih v organizaciji, je treba pripraviti kazalec na opisi (ki vključuje te dokumente), kjer Navedite imena, imena in patronymic (v celoti) zaposlenih in prinašajo svoje podatke o iskanju (številke za shranjevanje, skladiščne enote, ki jih vsebujejo informacije o podatkih za zaposlene).

Arhiv zaposleni prav tako preverjajo vse graf nameščene oblike osebnega računa. Ocenjene plače, praviloma, se oblikujejo v primerih kronološkega zaporedja (po mesecih plače: januar-december).

V teku preizkušanja kakovosti priprave dokumentov za prenos v skladišče na arhiv, je tudi preverjen tudi kakovost vodenja vrednosti strokovnega znanjadokumenti podjetja .

V primeru odkrivanja kopij kopiranja izvirnega dokumenta, kot tudi osnutki dokumentov projektov, se umaknejo, in primer se ponovno izvaja. Poslovne liste so oštevilčene, medtem ko so stare številke zakopane, nova številka je pritrjena v bližini, napis priča je očitno.

Poleg tega je preverjeno in Številčenje Plošče v primeru, pravilnosti priprave priče, dopis dejanskega števila listov primera, ki je naveden v plovilu plovila.

Če se med preskusom kakovosti dela, opravljenim na vezani, ugotovili, da se vloga dokumentov ugotovi, da del dokumentov, ki se ne ujamejo z zavezujočimi ali zamudni, mora biti zadeva razdeljena na sprostitev in sunma. Prepovedano je lepilo, da ne predložijo, tudi če je ta dokument na enem listu (razen lista, je pomembna stvar).

Vodja arhiva (odgovoren za arhivske) preglede pravilnost zajetja zasnove, Prisotnost vseh potrebnih podrobnosti: ime organizacije, ime strukturne enote, primer primera (na nomenklaturi primerov), naslov, skrajni datum dokumentov primera, število listov v primeru, rok uporabnosti papirja, arhivira.

Če je primer sestavljen iz več količin, je treba njihove številke pritrditi na Covements. Ponovno so ponovne ponovne nameščene prevleke.

Enako pomembna točka kakovosti priprave poslovnih priprav na arhiv organizacije je preverjanje priprave dostave Pravilnost polnjenja vsega grafa. Grafi dogodkov je treba natančno napolniti v skladu z informacijami, ki so navedene na kritje primerov. Naslov vsakega primera, ki se posreduje arhivu, ima svojo neodvisno število v Obia.

Preveri se tudi po pravilnosti izpolnjevanja končnega vstopa na zadeve in skladnost števila primerov, določenih v popis, njihova dejanska prisotnost.

Poleg tega se lahko odkrijejo primeri primerov v popisu pod promocijskimi številkami v skladu s sprejetim sistemom sheme sistematizacije ali na koncu oddelka OTICI. Na zahtevo vodje arhiva (odgovorna za arhiv) lahko organizacija vključuje seznam kontrakcij, kazalcev, kazalce vsebine.

Vse slabosti, ugotovljene med inšpekcijskim pregledom kakovosti priprave na prenos na arhiv organizacije, se opozarja na vodjo strukturne enote ali zaposlenega, ki je odgovoren za izvajanje tega dela, ki bi moral sprejeti ukrepe za njihovo odpravo .

V skladu s sporazumom, doseženim v uveljavljenem dnevu, se odgovorne osebe izvajajo skupaj sprejemanje dokumentov Arhiv organizacije.

Zaposleni v strukturnih enotah, ki prenašajo dokumente, prinaša poslovanje v arhiv organizacije.

Primeri se prenašajo V arhivu v svežnjih ali arhivskih škatlah po nasledstvu, v strogem skladu s svojimi zaporednimi številkami. Vsak kup ali škatlo bi moral imeti svojo lastno oznako, ki vsebuje naslednje opise opisa: ime strukturne enote, število inventarja, številke sobe, številko ligamenta. Po potrebi lahko določite rok uporabnosti.

Sprejem vsakega primera, ki je vključen v inventarja, opravi vodja arhiva (odgovoren za arhiv) v prisotnosti zaposlenega v dokumentih, ki prenašajo strukturne enote.

Prenos in sprejem je narejen po inventarjuIn v obeh njegovih kopijah proti vsakemu posredovanemu poslovanju je znamka o njegovi razpoložljivosti.

Pri prejemanju posebno dragocenih primerov se preveri število listov. Če ni razloga iz kakršnih koli razlogov, ki jih je treba prenesti na arhiv, se ustrezen vnos izvede v stolpcu "Opomba".

Na koncu Obia V vsakem od svojih primerkov je navedeno število primerov, ki so bili dejansko sprejeti v arhivu, datum sprejemu in prenosu primerov, in podpise zaposlenega oddelka arhiva in zaposlenega strukturne enote, ki je predložila zadevo.

Možnosti, ki jih pripravijo strukturne enote, služijo kot osnova za usposabljanje konsolidirana organizacija poizvedbeda se arhiv pripravlja in na katerem se zadeva predloži za trajno skladiščenje.

Članek bo preučil enega najpomembnejših lokalnih predpisov o skladiščenju dokumentov - navodila za pripravo in prenos primerov v arhiv organizacije. To navodilo je enako potrebno za zaposlene v strukturnih enotah in osebju storitve DU. Prvi je zato, ker je pripravljal priročnik za obdelavo dokumentov pri pripravi za shranjevanje, drugi pa zato, ker nalaga navedene naloge za oddelke organizacije in daje pravico do prenosa od njih na arhiv pravilno poznanih in urejenih primerov. Vzorec je podan v članku.

Ker so navodila za pripravo in prenos dokumentov v arhiv organizacije poenotena in obvezna za vse organizacije, ga vsaka družba razvije neodvisno, ki temelji na lastnih tradicijah in zahtevah za shranjevanje dokumentov. Kot osnova za razvoj navodil se uporabljajo osnovna pravila dela arhivov organizacij (odobrena s sklepom Rosarhiva College 06.02.2002, nadaljnjih v članku - "Osnovna pravila").

Priročnik obravnava običajno pot lokalnega regulativnega akta: Arhivski delavec razvija svoj projekt, ki je skladen z zainteresiranimi uradniki in ga odobri vodja Organizacije. Vse strukturne enote morajo prejeti kopijo navodil.

Primer navodila za pripravo in prenos dokumentov na arhiv

Dajmo vzorčna navodila za pripravo in prenos dokumentov v arhiv redne nedržavne organizacije. Po zgledu komentiramo določbe navodil glede vprašanj sprejemanja dokumentov z manjšim časom skladiščenja, kot tudi shranjevanje in uničenje elektronskih dokumentov.

pri pripravi in \u200b\u200bprenosu dokumentov v arhiv

• Glavna pravila za delo arhivov organizacij (odobrena s sklepom kolegija Rosarhiva z dne 06.02.2002) (v nadaljnjem besedilu: glavna pravila).
• Seznam tipičnih arhivskih dokumentov za upravljanje, predložen v procesu državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, ki kažejo na časovni okvir skladiščenja (odobren s sklepom Ministrstva za kulturo Ruske federacije 25. avgusta 2010 št. 558).
• Seznam tipičnih arhivskih dokumentov, ki se oblikujejo v znanstvenih in tehničnih in industrijskih dejavnostih organizacij, ki označuje čas skladiščenja (aparat. Odredba Ministrstva za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije št. 1182 od 31. julija 2007).
• Nomenklatura javnih zadev.
• Predpisi o strokovni komisiji družbe (odobreno. Generalni direktor za 10/30/2014).
• Navodila za pisarniško delo družbe (odobrena po odredbi 17. januarja 2014 št. 12).

1. Sestava dokumentov, ki jih je treba prenesti na arhiv
   1. Arhiv podjetja je zaključen s primeri začasnega, stalnega skladiščenja, kot tudi primerov osebja.
   2. Arhivi družbe posreduje začasne primere skladiščenja iz rok uporabnosti 5 let. Primeri s časom skladiščenja, starimi od 5 let, so shranjeni v strukturnih oddelkih podjetja in po izteku časa skladiščenja se na predpisan način uničijo (glejte poglavje 4 tega navodila).

1. Pregled vrednosti dokumentov
   1. Preučitev vrednosti dokumentov (v nadaljnjem besedilu: ES) je preučevanje dokumentov na podlagi meril za njihovo vrednost, da se določi časovni okvir skladiščenja dokumentov in izbiro njih za neprekinjeno skladiščenje.
   2. EC se izvaja v družbi letno.
   3. ES se izvaja na podlagi nomenklature družbe.
   4. Pri izvajanju ES se izvaja:
      1. izbor dokumentov za prenos na arhiv podjetja;
      2. izbor in izbor iz dokumentov, ki niso predmet arhivskega skladiščenja (osnutki, kopije, dokumenti, ki se ne posredujejo arhivu v skladu z oddelkom 2 tega navodila);
      3. dodelitev za uničenje primerov in dokumentov, katerih čas skladiščenja je potekel.
   5. Glede na rezultate ES se zbirajo: \\ t
      1. za dokumente, na katerih je odločba o prenosu na arhiv - zaloge dostave (Dodatek 1);
      2. za dokumente, katerih obdobje skladiščenja je bilo poteklo in ki se pripoznajo kot neizmerni praktični pomen - deluje na dodeljevanje, da uničijo primere in dokumentov, katerih obdobje skladiščenja je potekel (Dodatek 2);
      3. za izgubljene dokumente - deluje o ne-dokumentarni dokumenti, katerih bojnik so izčrpani (Dodatek 3).

1. Uničenje dokumentov
   1. Uničenje dokumentov je proces odprave dokumentov brez možnosti izterjave.
   2. Deli na dodelitvi za uničenje primerov in dokumentov, katerih obdobje skladiščenja je poteklo (Dodatek 2), odobri generalni direktor družbe.
   3. Uničenje dokumentov je treba izvesti na tak način, da se ohrani zaupnost vseh informacij, ki jih vsebuje.
   4. Elektronske dokumente se lahko uničijo tako s fizičnim uničenjem prevoznikov in z preoblikovanjem ali prepisovanjem medijev. Po potrebi so strokovnjaki oddelka za informacijske tehnologije podjetja vključeni v postopek za uničenje elektronskih dokumentov.

1. Pakiranje in dokumentacijo in dokumenti za prenos na arhiv
   1. Zaposlovanje primera arhiva vključuje naslednje operacije: \\ t
      1. razvrščanje dokumentacije za dodelitev dokumentov iz dela dokumentov, katerih obdobje skladiščenja je poteklo, dvojniki, kopije itd.;
      2. preverjanje pravilnosti sistematizacije dokumentov v primerih;
      3. preverjanje popolnosti primerov;
      4. preverite pravilnost oblikovanja dokumentov, ki jih vsebuje v primeru (prisotnost vseh potrebnih podrobnosti, podpisov, vizumov).
   2. Če primer vsebuje ustrezne, so dokumenti združeni s kronologijo ali na načelu "Odziva". Če zadeva vsebuje korespondenco na več pomembnih vprašanjih, so dokumenti združeni za vsakega od njih ločeno, skupine pa so ločene z razmerami.
   3. Aplikacije so nameščene neposredno po glavnih dokumentih. Aplikacije-Postavke (CD-ji, Flash kartice itd.) Ali se v aplikacije, ki se lahko poškodujejo (fotografije, diagrami), investirajo v ovojnico, ki je položena po glavnem dokumentu.
   4. Dokumenti v tem primeru so dogovorjeni tako, da so dokumenti za januar na začetku primera (TOM) in dokumentov za december - na koncu.
   5. Zadeva ne sme vsebovati več kot 250 listov. Če je obseg poslovanja več, je razdeljen na Tom.
   6. Če je obseg poslovanja majhen, ga je dovoljeno dopolniti z drugimi primeri, če imajo vsi primeri enak čas shranjevanja. Pri prehodu takšnih zadev se ločilniki vlagajo, kar kaže na indeks in naslov vsakega od primerov.
   7. Elektronski dokumenti so shranjeni na zunanjih medijih.
   8. Ime datoteke elektronskih dokumentov mora v celoti izpolnjevati naslov primera na nomenklaturi.
   9. Elektronske dokumentne datoteke, ki imajo isti rok uporabnosti, so nameščene na enem mediju.
   10. Podatki o medijih z elektronskimi dokumenti so obdani. Ovojnica označuje indeks in naslov vsakega od primerov.

1. Poslovna registracija za arhivsko shranjevanje
   1. Odvisno od časa shranjevanja se izvede popolna ali delna dekoracija primerov. Celotna zasnova je predmet rokov za shranjevanje poslovanja in še več.
   2. Popolna dekoracija primerov vključuje:
      1. Ali vezanje primera.

Dokumenti, ki sestavljajo primere, se izvedejo s 4 puntami v trdo pokrovom iz kartona ali prepletenega, ob upoštevanju možnosti prostega branju besedila vseh dokumentov, datumov, vizumov in resolucij na njih. Pri pripravi zadev na vezavo (vezavo), kovinske vezi (zatiči, posnetke papirja) se izbrišejo iz dokumentov.

1. Številske liste v poslu.

Število listov znotraj ohišja se izvede v zgornjem desnem kotu vsakega lista s preprostim svinčnikom arabskih številk. Dokumenti v primeru lastnih številnih listov (vključno z natisnjenimi publikacijami) so na splošno oštevilčeni. Če je primer sestavljen iz več volumnov, je vsaka od njih oštevilčena ločeno. Če je ovojnica z neprofitno aplikacijo (diagram, fotografija), je samo ovojnica oštevilčena ne glede na število listov aplikacije. Ne oštevilčenih primerov, ki vsebujejo dokumente ene vrste, ki imajo lastno bruto številčenje (na primer naročila). Notranji inventar ima ločeno oštevilčenje. V primeru ne oštevilčite lista za merjenje in delilnike.

1. V potrebnih primerih, notranji popis dokumentov o zadevi (Dodatek 4).

Notranji OPIS je sestavljen za obračunavanje dokumentov stalnega in začasnega (več kot 10 let) skladiščenja, ki se sklicuje na posebnosti te dokumentacije, kot tudi za računovodske zadeve, ki se oblikujejo iz dokumentov, katerih naslove ne razkrijejo svoje posebne vsebine.

1. Priprava napisa prič (pričevanje listov) zadeve (Dodatek 5).

Ob koncu primera je položen list spopadov. List plovila kaže na število listov primerov in internega inventarja (če je na voljo), stanje dokumentacije se pogaja. Priča je datiran in podpisal vodja strukturne enote, ki poteka.

1. Registracija podrobnosti o kritju (ime strukturne enote, indeksa in naslova primera, skrajni datum dokumentov v primeru, število listov).

Naslov arhiva podjetja bi moral strogo ustrezati nomenklaturi primerov in odraža vsebino dokumentacije, ki jo vsebuje zadeva. V primerih, sestavljene na tematskem načelu, je priporočljivo, da se pripravi podrobno glavo (s seznamom vprašanj, ki jih je dokumentacija primera posvečena). Omejevalni dostop do poslovnih informacij se odraža tudi v naslovu. Naslov je sestavljen na obrazcu in prehaja na naslovnico datoteke.

Naziv rekvizitov:

• ime podjetja;
• ime strukturne enote (upravljanje, oddelek);
• indeks primera na nomenklaturi;
• poslovno število (obseg), če je potrebno;
• naslov primer
• opozarjanje na dokumente zadeve (za primere stalnega skladiščenja, ki vsebuje zlasti dragocene dokumente);
• skrajni datum zadeve (obseg);
• Število listov arhivskega poslovanja (obseg);
• rok uporabnosti (volumen).
  1. Začasni (vključno z inclusive) skladiščenjem so predmet delnega oblikovanja: dovoljeno je, da ne izvaja sistematizacije dokumentov v primeru, seznami zadeve niso oštevilčeni, zajema ne smejo biti.

1. Postopek za prenos primerov na arhiv
   1. Prenos primerov za arhiviranje je izdelan s sesanjem (Dodatek 1).
   2. Pri izpolnjevanju inventarja se iz naslovnice vsakega primera prenesejo naslednji podatki: \\ t

7.2.1. Glava primera brez okrajšav;

7.2.3. skrajni datum zadeve;

7.2.4. Število listov zadeve.

1. Če je primer sestavljen iz več volumnov, se vsaka količina vnese v inventar pod lastno zaporedno številko.
2. Oteklinski inventar na primerih, ki jih je pripravila strukturna enota za predajo Arhivu, je sestavljena na dveh izvodih in jo odobri vodja strukturnega divizije. Oba osebka Obia, skupaj s primeri, pripravljenimi za arhiviranje, se prenesejo na arhiv.
3. Pri prejemanju primerov je uslužbenec arhiva podjetja preverjen s predloženimi primeri in izvede zapisnik, po katerem se en izvod dostave predplačila prenaša v strukturno enoto.

Priloga 1. Družba z omejeno odgovornostjo "Altair" (LLC "Altair") __________________________________________________________________________ (Ime divizije) Zapis za šivanje zadeve za ________________ Leto "___" ___________ 201__ № ____ ____ P / p Indeks kamer nomenklature. Poslovni naslov na nomenklaturi Ekstremni datumi Skladiščenje termin Število listov Opomba Primeri v količini ______________________________________ Xp. Za posredovanje skladiščenja: (številke in z besedami) "___" ______________ 20___ Primeri v količini __________________________________________ Xp. Za shranjevanje (številke in z besedami) "___" ______________ 20___ Dogovorjeno Protokol EK iz "____" _________ 20 _____ g. № _____________ "___" ______________ 20___

Dodatek 2. na navodila za pripravo in prenos dokumentov na arhiv (naprava. Generalni direktor Altaira LLC 26.12.2014) Odobri Generalni direktor Altair LLC N.S. Rybakov. «___» ______________ 20__ o dodelitvi razstruacije dokumentov, \\ t ne velja nadaljnje shranjevanje "___" ___________ 201__ № ____ ____ Na podlagi nomenklature zadev Altair LLC so bili izbrani za uničenje, ker nimajo znanstvenih in zgodovinskih vrednot in izgubili svoj praktičen pomen naslednjih dokumentov ____________________________________________________________________________ (Ime strukturne enote) P / p Naslov primer Ekstremno datumi Sobe opisujejo Indeks poslovanja na nomenklaturi ali primera Število inventarja Število enote. Xp. Rok uporabnosti in seznama člankov na seznamu Opomba Skupaj: _________________________________________ Xp. Leta (številke in z besedami) "___" ______________ 20___ Dogovorjeno Protocol EK organizacija od "___" ______________ 20___ № ____________ Dokumenti v količini: _____________________________________________________ (številke in z besedami) uničeno z _________________________________________, kaj je dejanje "___" ______________ 20___ ________________ (priloženo). "___" ______________ 20___

Dodatek 4. na navodila za pripravo in prenos dokumentov na arhiv (naprava. Generalni direktor Altaira LLC 26.12.2014) Inner Inventory. dokumenti v zadevi ___________________________________________________________ (ime primera) ____________________________________________________________________________ (Ime divizije) letno P / p Indeks dokumenta Datum dokumenta Glava dokumentov Sobe listov. Xp. Opomba Skupaj: ___________________________________________________________ (številke in z besedami) Število notranjih distribucijskih listov ____________________________ Dokumenti "___" ______________ 20___ "___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

"___" ______________ 20___

Dana navodila je univerzalna in jo je mogoče preoblikovati s katero koli organizacijo pod lastnimi potrebami.

Določbe navodil, ki se umaknejo iz norm, ki jih predpisujejo glavna pravila

Odstavek 2.2. Navodila vsebuje informacije, da so stvari iz petih let prišle v arhiv. V skladu z osnovnimi pravili bi arhiv moral sprejeti dokumente s časi za shranjevanje od 10 let in več, stvari z manjšimi obdobji skladiščenja pa ostanejo v strukturnih oddelkih. Trenutno pa se oddelki komercialnih organizacij poskušajo prenesti v arhiv čim več dokumentov, medtem ko redko glede na čas njihovega skladiščenja.

Če velikost arhivskega prostora omogoča, da sprejmete vse dokumente, ki želijo prenesti strukturne delitve podjetja, in je v arhivu dovolj ljudi, ki bodo lahko obdelali sprejete dokumente in organizirali svoje strokovno znanje in uničenje pravočasen način, potem ni težav. Torej je v našem primeru ugotovljeno, da je arhiv organizacije sprejet s časom skladiščenja od 5 let.

Odstavki 4.4., 5.7. - 5.10. Navodila vsebujejo informacije o skladiščenju in uničevanju elektronskih dokumentov. V zadnjih letih se vprašanja vse bolj pojavljajo, kako shranjujejo elektronske dokumente in kopije dokumentov v elektronski obliki.

Upoštevajte, da elektronski dokument in elektronska kopija dokumenta nista enaka. Elektronski dokument - "dokumentirane informacije, predstavljene v elektronski obliki, to je v obliki, ki je primerna za človeško percepcijo z uporabo elektronskih računalniških strojev, kot tudi za prenos prek informacijskih in telekomunikacijskih omrežij ali predelave v informacijskih sistemih." Najlažji primer elektronskega dokumenta je dnevnik registracije, ki se izvede v Excelu ali Access. Po zaključku ni natisnjeno, kot tudi shranjeno v elektronski obliki.

umetnost. 2, Zvezni zakon 27. julija 2006 št. 149-FZ "O informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij"

Kljub dejstvu, da osnovna pravila predpisujejo prvotne kopije dokumentov v zadeve, je bil pred kratkim opazen trend, da bi dodatno shranili svoje elektronske kopije. Z drugimi besedami, dokumenti, ki jih dopolnjuje pisarniško delo, so skenirani za prenos na arhiv. Datoteke, pridobljene kot rezultat skeniranja, so dodeljeni posamezni čas skladiščenja, kar bistveno presega čas shranjevanja papirja izvirnikov. Praviloma se skenirane kopije nenehno shranijo. Če govorimo o prednostih shranjevanju elektronskih kopij dokumentov, so očitne: zunanji elektronski mediji prevzamejo najmanj prostora in lahko vsebujejo terabajte informacij.

Organizacija ima pravico, da se sam odloča, iz katere dokumente pred prenosom na arhiv bo odstranil elektronske kopije. Seveda je treba skenirati dokumente, preden se odprejo v Tomu. Skeniranje dokumentov so lahko tako strokovnjaki iz samega divizije in osebje storitve DOU.

Elektronski nosilci informacij so shranjeni v ovojnicah, podpisanih po analogiji s papirnimi količinami. Priporočljivo je, da dokumente postavljajo z istimi datumi za shranjevanje ene elektronske medije.

Skrbni bralec, ki pozna zvezne pravne akte o pisarniškem delu in arhivskem delu, bo opazil nekaj odstopanj od tradicij arhivskega skladiščenja in oblik dokumentov, določenih z osnovnimi pravili. Za to obstaja več razlogov.

Prvič, večina nevladnih organizacij ni vir zaposlovanja državnih arhivov, in v smislu skladiščenja dokumentov "kuhamo v svojem soku", v stiku z državnimi oznakami, na primer, ko je prenos dokumentov na osebje v likvidaciji organizacije. Zato se take podrobnosti lahko izključijo iz obrazcev dokumentov, kot so: oznaka o odobritvi opisa primerov za osebno sestavo EPC v Zakonu o dodelitvi dokumentov, ki niso predmet skladiščenja (Priloga 2 navodila).

Drugič, ista nedržavna podjetja pogosto ne morejo privoščiti, da bi se primeri v delih v 10 letih in več. Nekateri oddelki podjetja se prenesejo v arhiv vhodnih dokumentov takoj po odstranitvi iz krmiljenja preprosto zato, ker ni prostora za shranjevanje v pisarni ali na recepciji. Vse te dokumente, ki vstopajo v arhiv, je treba sprejeti in organizirati, in tu so odstopanja od osnovnih pravil neizogibna.

V sklenitvi člena bi rad povedal, da osnovna pravila ostajajo temeljni dokument za oblikovanje korporativnih tradicij v smislu skladiščenja informacij. In če se umaknete z njimi, potem morate to storiti z umom. Lahko se prenesete na arhiv organizacije ohišja, ker jih nikamor, da jih shranijo, vendar v nobenem primeru ne morejo spremeniti časa shranjevanja dokumentov in vnesti podobne globalne prilagoditve.

E.N. Kozhanova, dow in strokovnjak za dostavo osebja